Pengertian Dokumentasi

4 min read

Pengertian Dokumentasi Menurut Para Ahli, Fungsi, Tujuan, Jenis, Kegiatan, Peranan, Pengarsipan, pengkodean, Struktur, Penyusunan, dan Contohnya.

Hai sobat, kali ini rexdl.id akan membahas tentang pengertian dokumentasi, pengarsipan beserta contohnya, yang akan kita bahas dan kita jelaskan seperti yang ada dibawah ini.

Pengertian Dokumentasi

Pengertian Dokumentasi

Memahami dokumentasi adalah kegiatan sistematis atau proses mengumpulkan, mencari, memeriksa, menggunakan, dan memasok dokumen untuk memperoleh informasi, menerangi pengetahuan, dan memberikan bukti dan membagikannya kepada pengguna.

Dokumentasi adalah kumpulan dokumen yang dapat memberikan informasi atau bukti untuk pengumpulan dan pengelolaan dokumen yang sistematis dan untuk pengungkapannya kepada pengguna informasi.

Pengertian Dokumentasi Menurut Ahli.

Para ahli memahami dokumentasi, yang meliputi:

• Menurut Paul Otlet “Konferensi Ekonomi Internasional 1905”

Dokumentasi adalah kegiatan khusus dalam bentuk pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan, penemuan kembali, dan distribusi dokumen.

• Menurut Encyclopedia of British

Dokumentasi adalah jenis pemantauan dan kompilasi bibliografi di mana, di samping penggunaan metode “klasik dan katalog” tradisional, alat-alat seperti indeks, artikel dan konten bibliografi digunakan untuk membuat informasi ini dapat diakses.

Menurut Federasi Komentar Internasional “FID”

Semua jenis dokumen distribusi yang terkait dengan semua aktivitas manusia dikumpulkan dalam dokumentasi. “Dokumentasi adalah dokumen, penggolong dokumen, dan distributor terbaik untuk genre dan tur domain L’ativite Humaine.”

Jenis Dokumentasi

Berikut ini adalah jenis dokumentasi.

  • Dokumen primer adalah dokumen yang berisi informasi tentang hasil penyelidikan asli atau langsung dari sumbernya. Misalnya: laporkan
  • Dokumen sekunder adalah dokumen yang berisi informasi tentang literatur primer.
  • Dokumen tersier adalah dokumen yang berisi informasi tentang literatur sekunder. Misalnya: buku

Tugas Dokumentasi

Tugas dokumentasi meliputi:

  • Temukan dan kumpulkan materi.
  • Menulis dokumen.
  • Memproses dokumen.
  • Buat dokumen.
  • Sajikan dan bagikan dokumen.
  • Simpan dan kelola dokumen.

Fungsi Dokumentasi

Baca Juga:

Aspek fungsional meliputi:

• Dinamis adalah dokumen yang dapat digunakan secara langsung saat melakukan pekerjaan kantor.

  • Aktif secara dinamis.
  • Dinamis semi aktif.
  • Aktif secara dinamis.

• Statis adalah dokumen yang tidak digunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor, yaitu:

  • Dokumen Koprol.
  • Dokumen literal.
  • Dokumen pribadi.

Pengkodean Dokumentasi

Pengkodean dokumen dapat dengan mudah dilakukan sehingga tidak perlu. Lama di gudang. Pengkodean dokumen dilakukan, antara lain, dengan membuat catatan dalam buku induk dokumen:

  • nomor seri
  • Tanggal penerimaan dokumen.
  • Pengumpulan dokumen.
  • Nama / judul dokumen.
  • kota edisi
  • Nama penerbit.
  • publikasi pengetahuan.
  • Jumlah halaman.
  • Seperti yang dapat Anda lihat pada titik ini, banyak dokumen telah direkam atau digunakan sebagai mikrofilm, beberapa bahkan disimpan dalam memori komputer.

Dokumen dengan cepat dicari dengan memasukkan kode “Kode Akses”. Dokumen-dokumen itu bisa dalam bentuk lembaran, film, kaset atau catatan. Sistem pengarsipan atau pengarsipan digunakan untuk bentuk lembaran, dalam dokumen atau surat tertentu.

Tidak seperti dokumen terikat, penyimpanan, penataan, dan keamanan, sistem perpustakaan digunakan, divisi klasifikasi dimulai dengan divisi utama, yang dibagi menjadi dividen, dividen dibagi lagi menjadi beberapa bagian, dan bagian-bagian dibagi menjadi beberapa subbagian.

Departemen klasifikasi ini dapat dibagi menjadi bagian yang lebih kecil.

  • Contoh klasifikasi judul “Pelabelan” dan distribusi judul sebelumnya.
  • teknik pengindeksan.
  • Teknik untuk membuat kode.
  • Prosedur dan teknik penyimpanan.
  • Menentukan catatan data yang diperlukan untuk file klasifikasi.

File-file yang disusun sesuai dengan sistem alfabet dibagi menjadi 4 kelompok, yaitu:

  • File individual File ini menerima judul “Pelabelan” dari nama individual.
  • File agensi pemerintah File ini berjudul “Judul” dan nama agensi pemerintah.
  • File komersial File ini berjudul “Judul” atas nama perusahaan.
  • Catatan disimpan oleh lembaga sosial.

Teknik pengindeksan “define unit”

  • Setelah menentukan judul, apakah itu nama seseorang, organisasi sosial, lembaga pemerintah atau orang pribadi, kita sekarang harus menentukan unit yang paling penting. Ini disebut pengindeksan.

Baca Juga:

Teknik “Atur kode”

  • Saat mengonfigurasi kode, kami menggunakan teknik yang berisi aturan untuk pengindeksan.

Perbedaan dokumen dan dokumentasi

Berikut ini adalah perbedaan antara dokumen dan dokumentasi.

dokumen / lakukan · ku · pria / / dokumén / n

  • Surat tertulis atau cetak yang dapat berfungsi sebagai bukti informasi (misalnya akta kelahiran, akta nikah, perjanjian)
  • Dicetak atau tulisan tangan melalui surat
  • Rekaman suara, gambar dalam film, dll., Yang dapat berfungsi sebagai bukti, serta file data medis tentang keadaan kesehatan pasien.

Dokumentasi / lakukan · ku · laki-laki · ta · si // documéntasi / n

  • Pengumpulan, pemilihan, pemrosesan dan penyimpanan informasi di bidang pengetahuan;
  • Penyediaan atau pengumpulan bukti dan informasi (seperti gambar, kutipan, kliping koran, dan bahan referensi lainnya): Panitia dilengkapi dengan bagian tampilan dan publikasi

Jenis dokumentasi secara umum.

Umumnya ada berbagai jenis dokumen, termasuk:

1. Dokumen berdasarkan kegiatan

  • dokumen pribadi; Dokumen tentang kepentingan individu. Misalnya: SIM, akta kelahiran, kartu identitas, ijazah.
  • dokumen komersial; Dokumen yang terkait dengan transaksi komersial, penjualan dan pembelian. Misalnya: cek, catatan, kwitansi.
  • dokumen pemerintah, d. H. Dokumen yang terkait dengan informasi administrasi pemerintahan. Sebagai contoh; Hukum, peraturan pemerintah.

2. Dokumen berdasarkan bentuk fisik.

  • dokumen sastra; dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, ditarik atau diukir. Secara umum, dokumen ini ada di perpustakaan. Contoh: buku, majalah, film.
  • dokumen perusahaan; Dokumen berupa benda bersejarah. Secara umum, dokumen ini ada di museum. Contoh: patung, fosil dan lainnya.
  • dokumen pribadi; Dokumen dalam bentuk surat / file, yang biasanya disimpan dengan sistem file. Contoh: surat bisnis, surat resmi, laporan.

3. Dokumen berbasis peran

Dari segi fungsi, jenis dokumentasi dapat dibagi menjadi dua bagian, yaitu:

  • Dokumentasi dinamis, dokumen yang dapat digunakan secara langsung untuk menyelesaikan pekerjaan (dinamis aktif, semi aktif, dan dinamis aktif).
  • Dokumentasi statis, d. H. Dokumen yang tidak dapat digunakan secara langsung untuk menyelesaikan pekerjaan (dokumen Koprol, dokumen literal, dokumen pribadi).

4. Dokumen berdasarkan sifatnya.

  • dokumen teks; Dokumen dengan informasi tertulis. Contoh: majalah, buku, katalog, koran, dan lainnya.
  • dokumen non-teks; Dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk teks dan gambar. Misalnya: peta, bagan, gambar, rekaman dan lain-lain.

5. Jenis dokumen berbasis

  • dokumen fisik; Dokumen yang terkait dengan material, ukuran, berat, desain, infrastruktur, dan lainnya.
  • dokumen intelektual; Dokumen yang dibuat berdasarkan tujuan, konten subjek, sumber, metode distribusi, opsi akuisisi, keaslian, dan dokumen lainnya.

6. Dokumentasi berdasarkan dokumen.

  • dokumen sekunder; Dokumen yang berisi informasi tentang literatur primer. Mereka biasanya disebut dokumen bibliografi.
  • dokumen tersier; Dokumen yang berisi informasi tentang literatur sekunder. Contoh: buku, literatur panduan teks.

Jenis dokumen di perusahaan

Dokumentasi ini menjadi penting dalam dunia bisnis karena perusahaan dapat melakukan strategi dan analisis berdasarkan data yang valid. Dokumentasi juga berfungsi sebagai ukuran kondisi perusahaan.

Ada begitu banyak jenis dokumen bisnis. Secara umum, perusahaan menggunakan dokumen komunikasi dan penyelesaian untuk mencapai kesepakatan hukum. Nah, ada berbagai jenis dokumen bisnis yang perlu Anda ketahui. Diantara yang lain:

1. Email dan memo

Karyawan sering menggunakan email untuk berinteraksi. Namun, sebelum media ini menjadi populer, mereka sering menggunakan memo. Namun, ternyata catatan masih digunakan ketika ada hal-hal yang perlu dirahasiakan, terutama untuk pengarsipan.

2. Surat bisnis

Surat bisnis digunakan untuk berkomunikasi dengan pihak ketiga di luar perusahaan. Ini dapat berupa kolega, konsumen, layanan, spesialis, otoritas, karyawan potensial, dan banyak lagi. Saat ini, lebih banyak surat bisnis diemail karena lebih efektif.

3. Laporan tahunan

Format laporan tahunan lebih formal dan lebih luas dan mencakup serangkaian topik seperti data keuangan, angka penjualan, kepatuhan terhadap peraturan keamanan, rencana pemasaran dan sejenisnya. Laporan tahunan ini dibuat lebih rinci dengan menambahkan grafik, gambar, grafik, dan studi kasus ke dalam statistik.

Secara umum, laporan ini juga tersedia untuk investor, seperti laporan penjualan dan perbandingan.

4. Dokumen transaksi

Dokumen transaksi digunakan untuk mempersingkat waktu dan merampingkan transaksi bisnis. Biasanya dalam bentuk faktur, surat pesanan, dll. Tergantung jenis bisnisnya.

5. Dokumen keuangan

Laporan keuangan, laporan keuangan, proposal, laporan pajak, tanda terima pembayaran, riwayat bank, dll. Dicatat. Laporan ini digunakan untuk menunjukkan situasi keuangan perusahaan. Apakah penghasilannya surplus dalam beberapa bulan terakhir atau tidak?

Baca Juga:

Dari berbagai jenis dokumentasi, dokumen bisnis adalah salah satu yang paling penting. Untuk informasi tentang dokumen bisnis ini, lihat daftar berikut:

  • Surat / dokumen pengantar
  • Daftar harga dokumen / dokumen
  • Surat / dokumen penawaran
  • Memesan dokumen
  • Surat / tanda terima faktur (faktur)
  • Surat / dokumen untuk pengiriman barang dagangan.
  • Akun dan faktur
  • Surat pengaduan
  • Surat / dokumen dengan klaim dan pemrosesan mereka.
  • Surat / permintaan
  • Surat / dokumen kredit.
  • Surat / dokumen untuk aplikasi pinjaman
  • Deklarasi persetujuan / dokumen
  • Surat rekomendasi / dokumen
  • Surat / dokumen keputusan

Proses dokumentasi adalah yang paling sepele dan lambat. Oleh karena itu, sistem dokumentasi dan administrasi yang tepat harus segera dibuat ketika memulai bisnis baru.

itulah penjelasan singkat tentang pengertian dokumentasi beserta contohnya yangs sudah dijelaskan diatas, semoga dapat berguna untuk teman teman sekalian. Terima kasih.

Dinamika Penduduk

Sumber Rezeki
5 min read

Pengertian Distribusi

Sumber Rezeki
3 min read
SELAMAT DATANG
Selamat Datang di Website rexdl.id menyediakan Apk yang gratis untuk anda, jika ada link yang rusak silahkan email kami underpas88@gmail.com